ইমেইল শিডিউল করার নিয়ম (জিমেইল)

ফ্রি ইমেইল ক্লায়েন্ট হিসেবে জিমেইলের প্রতিদ্বন্ধী খুব কমই আছে। গুগল জিমেইলে নিয়মিত অসাধারণ সব ফিচার নিয়ে আসছে। আর এসব ফিচারই জিমেইলকে অন্য সকল ইমেইল ক্লায়েন্ট থেকে আলাদা করে দেয়। জিমেইলের অনেক ফিচার অনেক সময় আমাদের দৃষ্টির বাইরেই থেকে যায়। এরকমই একটি ফিচার হচ্ছে ইমেইল শিডিউল ফিচার। এটি খুব ব্যাসিক একটি ফিচার হলেও গুগলে এই ফিচারটি আরও একটু বেশি স্মার্ট।

ইমেইল শিডিউল বলতে বোঝানো হয় আগে থেকেই ইমেইল তৈরি করে রেখে পছন্দমত সময়ে সেই ইমেইলটি পাঠানোর সুবিধা। ধরুন আপনি সারাদিন আর সময় পাবেন না ভেবে আগে থেকেই একটি ইমেইল লিখে রাখলেন। কিন্তু গভীর রাত হয়ে গেছে বলে সেটি পাঠাতে পারলেন না। এক্ষেত্রে ইমেইল শিডিউল আপনার জন্য জরুরি হয় উঠবে। উদাহরণস্বরূপ ফ্রিল্যান্সাররা বিভিন্ন টাইমজোনে থেকে কাজ করেন বলে গুরুত্বপূর্ণ ইমেইল শিডিউল করে রাখতে পারেন।

ইমেইল শিডিউল ব্যবহার করে আপনি পরদিন যে কোনো সময়ে ওই ইমেইলটি একা একাই যেন চলে যায় সেই ব্যবস্থা করে রাখতে পারবেন। যাদেরকে নিয়মিত ব্যবসা বা অন্যান্য কাজে ইমেইল পাঠাতে হয় তাদের জন্য এটি খুবই গুরুত্বপূর্ণ এক ফিচার। কাজেই এটি এখন অত্যাবশ্যক এক ফিচার হয়ে দাঁড়িয়েছে।

জিমেইল ‘Schedule Send’ নামের ফিচারটির মাধ্যমে গুগল ইমেইল শিডিউল করার সুবিধা দিয়ে থাকে। এজন্য আপনার প্রয়োজন হবে একটি জিমেইল অ্যাকাউন্ট যা ফ্রিতেই খোলা যাবে। এই পোস্টে জেনে নিতে পারবেন কীভাবে ফোন কিংবা পিসি থেকে সহজেই জিমেইলের মাধ্যমে ইমেইল শিডিউল করতে পারবেন।

পিসি বা ল্যাপটপ থেকে ইমেইল শিডিউল করার নিয়ম

পিসি বা ল্যাপটপে ব্রাউজার ব্যবহার করে জিমেইল একাউন্ট ব্যবহার করা যায়। ব্রাউজার থেকেই খুব সহজে জিমেইলে আপনি ইমেইল শিডিউল করতে পারবেন। এজন্য নিচের নির্দেশনা অনুযায়ী কাজ করতে হবেঃ

• প্রথমে জিমেইলে প্রবেশ করুন ব্রাউজার ওপেন করে। জিমেইলে লগইন করা না থাকলে লগইন করে নিন।

• এবার ইনবক্সে বামপাশে উপরে জিমেইল লোগোর ঠিক নিচেই ‘Compose’ অপশনটি পেয়ে যাবেন। সেখানে ক্লিক করলেই ডানপাশে নিচ থেকে নতুন ইমেইল লেখার জন্য একটি পপ আপ দেখতে পাবেন।

• এবার আপনার পুরো ইমেইলটি টাইপ করে সিসি, বিসিসি, সাবজেক্ট ইত্যাদি ঘর সঠিকভাবে পূরণ করে নিচে নীল রঙয়ের ‘Send’ বাটনের পাশে একটি ডাউন অ্যারো দেখতে পাবেন। সেখানে ক্লিক করুন।

• নতুন করে ‘Send’ বাটনের উপরেই ‘Schedule send’ নামের একটি অপশন পাবেন। সেখানে ক্লিক করুন।

• পাশেই নতুন একটি উইন্ডোতে আপনাকে সময় এবং দিন সেট করে দেয়ার অপশন দেয়া হবে। যেদিন যে সময়ে আপনি এই ইমেইলটি পাঠাতে চান সেটি সেট করে দিন।

• এবার আপনার ইমেইল সরাসরি শিডিউল লিস্টে চলে যাবে। শিডিউল লিস্ট দেখতে বাম পাশের পেনে ‘Scheduled’ নামের ক্যাটাগরিতে ক্লিক করুন।

🔥🔥 গুগল নিউজে বাংলাটেক সাইট ফলো করতে এখানে ক্লিক করুন তারপর ফলো করুন 🔥🔥

• নতুন পেজে আপনার শিডিউল ইমেইল তালিকা দেখতে পাবেন। এখান থেকে চাইলে শিডিউল ইমেইল আবারও এডিট করে দিতে পারবেন। শিডিউল ইমেইল ক্যান্সেল কিংবা সময় পরিবর্তন করা যাবে এখান থেকেই।

• শিডিউল ইমেইল না পাঠিয়ে সময়ের আগেই ক্যান্সেল করতে চাইলে তালিকা থেকে ইমেইলটি সিলেক্ট করে ‘Cancel send’ বাটনে ক্লিক করুন।

এভাবে সহজেই আপনি পিসি বা ল্যাপটপ হতে ইমেইল শিডিউল করে ফেলতে পারবেন।

জিমেইল অ্যাপ হতে ইমেইল শিডিউল

আপনি চাইলে অ্যান্ড্রয়েড বা আইফোনের জিমেইল অ্যাপ থেকেও এই ইমেইল শিডিউল সুবিধা পেতে পারেন। এজন্য আপনাকে প্রথমে জিমেইল অ্যাপ ইন্সটল করে লগইন করে নিতে হবে। এরপরও নিচের নির্দেশনা অনুযায়ী কাজ করতে পারেনঃ

• প্রথমে আপনার স্মার্টফোনে জিমেইল অ্যাপটি ওপেন করুন। এরপর লগইন না থাকলে লগইন করে নিন।

• অ্যাপের ডানে নিচ দিকে ‘Compose’ অপশনটি পেয়ে যাবেন। এখানে ট্যাপ করুন।

• ইমেইল কম্পোজ করবার জন্য নতুন পেজ ওপেন হবে। এবার আপনার পুরো ইমেইলটি টাইপ করে সিসি, বিসিসি, সাবজেক্ট ইত্যাদি ঘর সঠিকভাবে পূরণ করে উপরে ডানপাশে কোণায় থ্রি-ডট বাটনে ট্যাপ করুন।

• নতুন কতগুলো অপশন দেখতে পাবেন। এখান থেকে একদম প্রথম অপশন ‘Schedule send’ সিলেক্ট করে দিন।

👉 জিমেইল একাউন্টের নিরাপত্তা রক্ষার ৯টি উপায়

• নতুন একটি পপ আপে আপনাকে এবার সময় সিলেক্ট করতে বলা হবে। তারিখ ও সময় নিজের পছন্দমতো সিলেক্ট করে দিন। সঙ্গে সঙ্গেই মেইলটি শিডিউল তালিকায় চলে যাবে।

• শিডিউল তালিকা দেখতে হলে আপনাকে বামপাশের উপরে হ্যামবার্গার মেন্যুতে ট্যাপ করতে হবে। এখান থেকে ‘Scheduled’ ক্যাটাগরির উপরে ট্যাপ করতে হবে।

• নতুন পেজে আপনার সকল শিডিউলড ইমেইলের তালিকা দেখতে পাবেন। এখান থেকে শিডিউল ইমেইল ক্যান্সেল বা এডিট করা যাবে।

• শিডিউলড ইমেইল ক্যান্সেল করে নতুন করে এডিট করতে প্রথমে ইমেইলটির উপর ট্যাপ করে ইমেইল প্রবেশ করতে হবে। এরপর ‘Cancel send’ বাটনে ট্যাপ করতে হবে।

এভাবে যে কোন স্মার্টফোন থেকে সহজেই আপনি ইমেইল শিডিউল করতে পারবেন জিমেইল অ্যাপ থেকে। 

জিমেইলের মাধ্যমে ইমেইল শিডিউল করা বেশ সহজ ও দ্রুত। আপনি স্বাভাবিকভাবে যেভাবে ইমেইল লিখে থাকেন সেভাবেই সকল কাজ করতে হবে। সেন্ড করবার সময় শিডিউল সেন্ড অপশনটি সিলেক্ট করে দিন ও সময় দিয়ে দিলে বাকি কাজ গুগল একাই করে ফেলতে পারবে। সঠিক ও নির্দিষ্ট সময়ে ইমেইল পাঠানো নিয়ে আর বাড়তি কোন চিন্তা করতে হবে না। যাদেরকে অনেক ইমেইল আলাদা আলাদা সময়ে পাঠাতে হয় তাদের জন্য খুব গুরুত্বপূর্ণ ও কাজের ফিচার এটি।

👉 জিমেইল এর পাসওয়ার্ড উদ্ধার করার উপায়

বোনাস টিপঃ ইমেইল রিমাইন্ডার

আপনি যদি প্রতিদিন অসংখ্য ইমেইল পাঠিয়ে থাকেন, তাহলে আপনার ইনবক্সে হাজার হাজার ইমেইল এর ভিড় থাকা স্বাভাবিক। এমন অবস্থায় ইমেইল রিমাইন্ডার বেশ কাজে আসতে পারে।

এজন্য জিমেইলে একটি ফিচার রয়েছে যার নাম নাজেস (Nudges)। এটি চালু করলে আপনার পাঠানো যে ইমেইলগুলোর ফলোআপ দরকার অথবা আপনার কাছে আসা যে ইমেইলগুলোর রিপ্লাই দেয়া দরকার সেই ইমেইলগুলো আপনার জিমেইল ইনবক্সের উপরের দিকে উঠে আসবে। জিমেইল নিজে নিজে এগুলো বাছাই করে থাকে।

👉 জিমেইল এর দারুণ কিছু ফিচার যা আপনার কাজে লাগবে

জিমেইলের মোবাইল অ্যাপে নাজেস চালু করতেঃ

• জিমেইল এন্ড্রয়েড বা আইওএস অ্যাপ ওপেন করুন
• উপরের দিকে বামে থাকা তিনটি সমান্তরাল রেখার মেন্যু ওপেন করুন
• Settings এ ট্যাপ করুন
• যে ইমেইল একাউন্টের জন্য নাজেস চাচ্ছেন সেটি ট্যাপ করুন
• যে সেটিংস লিস্ট আসবে সেখান থেকে “নাজেস” সেকশনের নিচে “Replies and follow-ups” ট্যাপ করুন
• রিপ্লাই ও ফলো-আপ উভয় অপশন সিলেক্ট করুন

জিমেইলের ডেস্কটপে বা ওয়েব ভার্সনে নাজেস চালু করতেঃ

জিমেইলে প্রবেশ করুন। উপরের দিকে ডানপাশে সেটিংস আইকনে ক্লিক করে “সি অল সেটিংস” ক্লিক করুন। জেনারেল ট্যাবে একটু নিচের দিকে গেলেই Nudges সেকশন পাবেন। সেখান থেকে রিপ্লাই ও ফলো-আপ উভয় অপশন সিলেক্ট করুন। একদম নিচে থাকা Save Changes বাটন ক্লিক করে চেঞ্জগুলো সেভ করুন।

কেমন লাগল এই পোস্টটি? আপনার জানা টিপসগুলোও শেয়ার করুন কমেন্টে!