ইমেইল পাঠানোর নিয়ম (মোবাইল ও কম্পিউটার থেকে)

ইমেইল বর্তমান দুনিয়ায় অত্যন্ত নির্ভরযোগ্য একটি যোগাযোগ মাধ্যম। ব্যক্তিগত যোগাযোগ থেকে শুরু করে অফিসিয়াল কথাবার্তা, সব ক্ষেত্রেই ব্যবহৃত হচ্ছে ইমেইল। কিন্তু অনেকেই ইমেইল পাঠানোর নিয়ম জানেন না। এই পোস্টে আমরা দেখব কিভাবে ইমেইল পাঠাতে হয়।

ইমেইল পাঠাতে দরকার হয় ইমেইল এড্রেস। আপনার ইমেইল এড্রেস থেকে যাকে ইমেইল পাঠাবেন তার ইমেইল এড্রেসও আপনার দরকার হবে। ইমেইল করার জন্য অন্যতম জনপ্রিয় সেবা হচ্ছে জিমেইল। এটি গুগলের একটি সেবা যা বিনামূল্যে ব্যবহার করা যায়। জিমেইল আইডি খোলার নিয়ম খুবই সহজ। আপনি কয়েক মিনিটেই একটি জিমেইল একাউন্ট খুলতে পারবেন। আর জিমেইল থেকে মেইল পাঠানোও অনেক সহজ একটি কাজ।

আপনি মোবাইল কিংবা কম্পিউটার থেকে ইমেইল পাঠাতে পারবেন। চলুন জেনে নেওয়া যাক, মোবাইল ও কম্পিউটার থেকে কিভাবে ইমেইল পাঠাবেন।

কম্পিউটার থেকে ইমেইল পাঠানোর নিয়ম

কম্পিউটার থেকে জিমেইল ব্যবহার করে ইমেইল পাঠাতে প্রথমেই কোনো একটি ওয়েব ব্রাউজার থেকে www.gmail.com এ প্রবেশ করুন। ইতিমধ্যে যদি আপনার জিমেইল একাউন্টে লগিন করা থাকে, সেক্ষেত্রে জিমেইল ইনবক্স দেখতে পাবেন। যদি জিমেইল একাউন্টে ইতিমধ্যে লগিন করা না থাকে, তাহলে আপনার ইমেইল এড্রেস ও পাসওয়ার্ড প্রদান করে লগিন সম্পন্ন করুন।

ইমেইল পাঠাতে জিমেইল ইনবক্সের উপরের বামদিকে থাকা “Compose” বাটনে ক্লিক করুন।  “Compose” বাটনে ক্লিক করার পর “New Message” শিরোনাম এর একটি উইন্ডো স্ক্রিনের নিচের ডানদিকে দেখতে পাবেন।

এরপর যে ব্যক্তিকে বা প্রতিষ্ঠানকে ইমেইল পাঠাতে চান, তার ইমেইল এড্রেস “New Message” এর নিচে থাকা “To” বা “Recipients” বক্সে লিখুন। একাধিক ব্যক্তিকে একই ইমেইল পাঠাতে ইমেইল এড্রেস লিখে Tab চেপে পরবর্তী ইমেইল এড্রেসসমুহ লিখুন।

CC কিংবা BCC যুক্ত করতে “To” এর ডানদিকে থাকা “CC” বা “BCC” তে ক্লিক করুন ও কাংখিত ইমেইল এড্রেস যথাক্রমে লিখুন। CC অপশনের মাধ্যমে আপনি একই ইমেইলের কপি অন্যদের পাঠাতে পারবেন। CC এবং To ফিল্ডে থাকা সবাই সবার এড্রেস দেখতে পাবে। যদি BCC অপশন ব্যবহার করেন, তাহলে BCCতে থাকা কোনো ব্যক্তি একে অপরের এড্রেস দেখতে পারবেনা।

এরপর “Subject” ফিল্ডে ক্লিক করে ইমেইল এর বিষয় কি তা লিখুন। এই সাবজেক্ট ফিল্ডে মূলত কি বিষয়ে ইমেইল পাঠানো হচ্ছে তার সংক্ষিপ্ত ধারণা প্রদান করা হয়। এছাড়াও যাকে ইমেইল পাঠানো হচ্ছে, তিনি ইমেইল ওপেন করার আগে ইমেইল এর সাবজেক্ট দেখতে পান। এই কারণে ইমেইল এর সাবজেক্ট অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ।

👉 জিমেইল এর পাসওয়ার্ড উদ্ধার করার উপায়

👉 জিমেইল পাসওয়ার্ড চেঞ্জ করার নিয়ম (মোবাইল ও কম্পিউটার থেকে)

“Subject” বক্সের নিচের খালি জায়গাতে ইমেইল এর “Body” লিখতে হয়। অর্থাৎ ইমেইলে এর মূল বিষয়বস্তু এই বক্সেই লিখতে হয়। সাধারণত যেভাবে আমরা টেক্সট ফরম্যাটিং করি, একইভাবে ইমেইলও ফরম্যাটিং করা সম্ভব। অর্থাৎ Ctrl + B চেপে লেখা বোল্ড করা কিংবা Ctrl + U চেপে লেখা আন্ডারলাইন করার মত কমান্ড ইমেইল লেখার ক্ষেত্রেও কার্যকর। এছাড়াও “Send” বাটন এর পাশে আন্ডারলাইন করা “A” বাটনে ক্লিক করেও ফরম্যাটিং এর অসংখ্য অপশন পাওয়া যাবে।

এছাড়াও চাইলে আপনি ইমেইলে বিভিন্ন ফাইলও এটাচমেন্ট হিসেবে যুক্ত করতে পারেন। ইমেইলে ফাইল এটাচমেন্ট হিসেবে যুক্ত করার একাধিক অপশন রয়েছে। প্রথমত ক্লিপ এর মত দেখতে আইকন ব্যবহার করে কম্পিউটারে থাকা ফাইল এটাচমেন্ট হিসেবে আপলোড করে ইমেইলে পাঠাতে পারবেন। এছাড়াও ড্রাইভ আইকনে ক্লিক করে আপনার গুগল ড্রাইভে থাকা ফাইলও পাঠাতে পারবেন ইমেইলে।

এসবের পাশাপাশি “Send” বাটনের পাশে থাকা লিংক বাটনে ক্লিক করে লিংক এড করা যাবে, ইমোজি বাটনে ক্লিক করে ইমোজি যুক্ত করা যাবে, ছবির আইকনে ক্লিক করে ইমেইলের মধ্যে ছবি যুক্ত করা যাবে। এছাড়াও তালা ও সময় চিন্হ একসাথে যে আইকনটি রয়েছে, সেটিতে ক্লিক করে কনফিডেনশিয়াল মোড অন বা অফ করা যাবে। এই ফিচার এর মাধ্যমে কোনো ইমেইল কতদিন পর এক্সপায়ার অর্থাৎ নষ্ট হয়ে যাবে, তা সেট করা যায়।

ইমেইল লেখা সম্পন্ন হওয়ার পর ইমেইল পাঠাতে “Send” বাটনে ক্লিক করুন। উক্ত বাটনে ক্লিক করার পর উল্লেখ করা ঠিকানায় ইমেইল পৌঁছে যাবে।

ইমেইল লেখা তো শিখলেন। কিন্তু আপনার কাছে আসা মেইল এর রিপ্লাই দিবেন কিভাবে? ইমেইল এর রিপ্লাই দেওয়ার প্রক্রিয়া অনেকটা ইমেইল পাঠানোর মতোই। কোনো ইমেইল এর রিপ্লাই দিতে ইমেইলে প্রবেশ করে নিচের দিকে থাকা “Reply” বাটনে ক্লিক করুন। এছাড়াও রিপ্লাই বাটনের পাশে থাকা “Forward” বাটনে ক্লিক করে উক্ত ইমেইল অন্যের কাছে পাঠাতে পারবেন।

এছাড়াও “Send” বাটনের সাথে লাগানো অ্যারো চিন্হে (^) ক্লিক করে পরবর্তীতে ইমেইল পাঠানোর জন্য শিডিউল করতে পারবেন। এই অপশনে ক্লিক করার পর কোন তারিখ ও সময়ে উক্ত মেইল উল্লেখিত ঠিকানায় পৌঁছাতে চান, তা সেট করা যায়। এই ফিচারটি ব্যবহার করে সময়ের আগেই ইমেইল শিডিউল করে রেখে অনেক ঝামেলা কমানো যায়।

👉 ইন্টারনেট ছাড়াই ব্যবহার করুন জিমেইলের বিভিন্ন সুবিধা!

মোবাইল থেকে কিভাবে ইমেইল পাঠাতে হয়?

মোবাইল থেকে ইমেইল পাঠানোর নিয়ম অনেকটা কম্পিউটারের মতই। একই নিয়মে জিমেইল অ্যাপ ব্যবহার করে ইমেইল পাঠানো যাবে। মোবাইল থেকে ইমেইল পাঠাতে প্রথমত ফোনে থাকা জিমেইল অ্যাপটিতে প্রবেশ করুন। জিমেইল অ্যাপে প্রবেশের পর আপনার জিমেইল এর ইনবক্স দেখতে পাবেন। জিমেইল একাউন্টে ইতিমধ্যে লগিন করা না থাকলে ইমেইল এড্রেস ও পাসওয়ার্ড দিয়ে লগিন করে নিন।

এরপর মোবাইল থেকে ইমেইল পাঠাতে অ্যাপের নিচের দিকে কর্নারে থাকা পেন্সিলের ন্যায় দেখতে কম্পোজ বাটনে ট্যাপ করুন। এই বাটনে ক্লিক করার পর “Compose” শিরোনামের একটি নতুন পেজ দেখতে পাবেন।

যাকে ইমেইল পাঠাতে চান, “To” লেখা বক্সে তার ইমেইল এড্রেস লিখুন। এছাড়াও “To” এর পাশে থাকা ড্রপ ডাউনে ক্লিক করে CC ও BCC যুক্ত করতে পারবেন। এরপর “Subject” বক্সে ইমেইল এর সাবজেক্ট লিখুন। ইমেইল এর সাবজেক্ট মূলত কয়েক শব্দের মধ্যে ইমেইল এর মূলবিষয় নিয়ে গঠিত।

এরপর “Compose email” লেখা বক্সে ইমেইল টাপ করুন। অর্থাৎ আপনি ইমেইলে যা পাঠাতে চান, তা এখানে লিখুন। মোবাইল ইমেইল ফরম্যাটিং করার কোনো সুযোগ এখন পর্যন্ত নেই। এছাড়াও টপ বারে থাকা ক্লিপ আইকনে ক্লিক করে ইমেইলে এটাচমেন্ট হিসেবে ফাইল এড করার সুযোগ রয়েছে। এভাবে ইমেইলে ছবি বা ফাইল যুক্ত করতে পারবেন।

👉 জিমেইল একাউন্টের নিরাপত্তা রক্ষার ৯টি উপায়

👉 ইমেইল শিডিউল করার নিয়ম (জিমেইল)

কম্পিউটারের মত মোবাইলের জিমেইল অ্যাপে ইমেইল শিডিউল ও কনফিডেনসিয়াল মোড এর ফিচার রয়েছে। মোবাইলের জিমেইলে এসব ফিচার অ্যাকসেস করতে থ্রি-ডট মেন্যুতে ক্লিক করুন ও কাংখিত ফিচারটিতে ক্লিক করে সেটি ব্যবহার করুন।

ইমেইলে লেখা সম্পন্ন হলে পেপার প্লেনের মত দেখতে “Send” বাটনে ট্যাপ করুন। এই বাটনে ট্যাপ করার পর আপনার ইমেইল যথাযথ ঠিকানায় পৌছে যাবে।

কম্পিউটারের মত জিমেইল অ্যাপ ব্যবহার করে একইভাবে ইমেইল রিপ্লাই বা ফরওয়ার্ড করা যাবে। কোনো ইমেইল এর রিপ্লাই দিতে ইমেইলে প্রবেশ করে নিচের দিকে স্ক্রল করে “Reply” বাটনে ক্লিক করুন। এছাড়াও “Forward” বাটনে ক্লিক করে উক্ত ইমেইল অন্যকে ফরওয়ার্ড করতে পারবেন। তো জেনে গেলেন ইমেইল পাঠানোর নিয়ম!

আপনি কি মোবাইল বা কম্পিউটার থেকে কখনো জিমেইল ব্যবহার করে ইমেইল পাঠিয়েছেন? আপনার ইমেইল পাঠানোর অভিজ্ঞতা বা ইমেইল সম্পর্কিত যেকোনো জিজ্ঞাসা, আমাদের জানান কমেন্ট সেকশনে।