গুগল ডকস এর সেরা কিছু টিপস জানুন

অসংখ্য মানুষ প্রতিদিন তাদের বিভিন্ন প্রয়োজনে গুগল ডকস (Google Docs) ব্যবহার করে থাকেন। প্রফেশনাল থেকে ব্যক্তিগত, প্রায় যেকোনো ধরনের লেখার কাজেই গুগল ডকস ব্যবহৃত হয়ে থাকে। গুগল একাউন্ট আছে এমন যেকেউ গুগল ডকস ব্যবহার করতে পারেন।

আপনি যদি নিয়মিত গুগল ডকস ব্যবহার করে থাকেন, তবে গুগল ডকস এর কিছু ফিচার এবং টিপস আপনার জানা থাকা দরকার যা গুগল ডকস এর ব্যবহারকে আরো সহজ করতে পারে। গুগল ডকস এ স্মার্টভাবে কাজ করার কিছু কার্যকরী ফিচার ও টিপস সম্পর্কে জানবেন এই পোস্টে। চলুন জেনে নেওয়া যাক গুগল ডকস এ আপনার কাজের প্রক্রিয়াকে ত্বরান্বিত করার কিছু কার্যকরী উপায় সম্পর্কে।

ডিকটেশন

লম্বা টেক্সট কিবোর্ড এর মাধ্যমে টাইপিং বেশ কষ্টসাধ্য একটি বিষয় যে কারো কাছেই। তবে আপনি চাইলে গুগল ডকস এ টেক্সট ডিকটেশন ফিচার ব্যবহার করে টাইপ করার পরিবর্তে সরাসরি ভয়েস ব্যবহার করতে পারেন। এই ফিচার দ্বারা লেখা টাইপ করার পাশাপাশি বিভিন্ন ধরনের অসাধারণ কমান্ড ব্যবহারও সম্ভব।

গুগল ডকস এ ডিকটেশন ফিচারটি ব্যবহার করতে Tools মেন্যু ওপেন করুন ও Voice অপশন সিলেক্ট করুন। এরপর স্ক্রিনে প্রদর্শিত মাইক্রোফোন আইকনে ক্লিক করুন। কথা বলা শুরু করলে আপনার বলা কথাগুলো স্ক্রিনে দেখতে পাবেন। আবার মাইক আইকনে ক্লিক করে ভয়েস টাইপিং বন্ধ করতে পারবেন।

ফিচারটি ব্যবহার করে যদি আপনার কাজ করা সহজ হয়, তবে উইন্ডোজ কম্পিউটারে Ctrl + Shift + S ও ম্যাক কম্পিউটারে Command + Shift + S শটকার্ট ব্যবহার করে ফিচারটি অ্যাকসেস করতে পারবেন।

শুধুমাত্র ভয়েস টাইপিং এ সীমাবদ্ধ নয় এই ফিচারটি। ফিচারটি ব্যবহার করে “select paragraph” ও “go to the end of the line” এর মত কমান্ড প্রদান করে জটিল কাজকে ত্বরান্বিত করা যায়।

👉 গুগল ডকস কি? Google Docs ব্যবহারের নিয়ম ও সুবিধা জানুন

নতুন ডকুমেন্ট তৈরী

জরুরি মুহুর্তে দ্রুত নতুন ডকস ডকুমেন্ট প্রয়োজন পড়তে পারে। জরুরি প্রয়োজনে নতুন ডকস ডকুমেন্ট তৈরী করতে ব্রাউজারের এড্রেস বারে “docs.new” টাইপ করুন ও Enter ক্লিক করুন। এভাবে খুব সহজে অল্প সময়ের মধ্যে নতুন ডকুমেন্ট তৈরী করা যাবে। আপনি যদি প্রায়সই নতুন ডকুমেন্ট তৈরী করে থাকেন, তবে এই ওয়েব এড্রেস এর শর্টকাট আপনার ব্রাউজারের বুকমার্ক বারে কিংবা ডেস্কটপের হোমস্ক্রিনে সেভ করে রাখতে পারেন।

সাবস্টিটিউশন

লম্বা কোনো শব্দ বা শব্দের কম্বিনেশন নিয়মিত ব্যবহার করার প্রয়োজন হলে গুগল ডকস এর সাবস্টিটিউশান ফিচার কাজে লাগাতে পারেন। ফিচারটি ব্যবহার করতে গুগল ডকস এর Tools মেন্যু সিলেক্ট করুন ও Preferences ক্লিক করুন। এরপর Substitutions এ সুইচ করলে কিছু ক্যারেক্টার কম্বিনেশন দেখতে পাবেন, যা গুগল ডকস এ অটোমেটিক রিপ্লেস হয়ে যায়।

নিজের সাবস্টিটিউশান তৈরী করতে লিস্টের টপে থাকা Replace ও With বক্সগুলো ব্যবহার করুন। এছাড়া এক্সিস্টিং এন্ট্রি এনাবেল, ডিসেবল, এমনকি এডিট করার অপশন ও রয়েছে যা লিস্টের বামদিকে থাকা অপশন এর মাধ্যমে ব্যবহার করা যাবে।

সাবস্টিটিউশান বিভিন্নভাবে ব্যবহার করা যায়। আপনি চাইলে দীর্ঘ শব্দসমূহকে একই সাথে নির্ভুলভাবে লিখার কাজে ফিচারটি ব্যবহার করতে পারেন। আবার কোনো বিশাল শব্দ শুধুমাত্র কয়েক অক্ষর টাইপ করার মাধ্যমে লেখা যেতে পারে একই ফিচার এর মাধ্যমে।

কোলাবোরেশন

গুগল এর সেবাগুলোর সেরা বিষয় হলো প্রতিটি সেবা একটি অপরটির সাথে বেশ সুন্দরভাবে সংযুক্ত। গুগল ডকস এর ক্ষেত্রেও একই বিষয় প্রযোজ্য। গুগল একাউন্টের কল্যাণে ডকস এর সকল ডকুমেন্ট কোলাবোরেশান করতে পারবেন সকল ব্যবহারকারী। এই ফিচার এতোটাই কার্যকরী যে একাধিক ব্যক্তি একই সময়ে একই ডকস ডকুমেন্ট এডিট করতে পারেন।

আপনার ডকস ডকুমেন্টে কাউকে অ্যাকসেস প্রদান করতে স্ক্রিনের ডানদিকে উপরে থাকা Share বাটনে ক্লিক করুন ও যার সাথে উক্ত ডকস শেয়ার করবেন তার ইমেইল লিখুন। এরপর অপশন থেকে Editor সিলেক্ট করুন যাতে যাকে অ্যাকসেস দিচ্ছেন তিনি ডকস এডিট করতে পারেন। এছাড়া আরো কয়েক ধরনের পারমিশন এক্সেস আছে যা দেখলেই বুঝতে পারবেন।

🔥🔥 গুগল নিউজে বাংলাটেক সাইট ফলো করতে এখানে ক্লিক করুন তারপর ফলো করুন 🔥🔥

👉 গুগলের সেরা কিছু টিপস যা সবার জানা উচিত

লেআউট

গুগল ডকস এর ডিফল্ট লুক নিয়ে সেবাটি ব্যবহারযোগ্য হলেও সবসময় সেটিংস একই থাকাটা বাধ্যতামূলক নয়। আপনি চাইলে আপনার ডকস এর ফন্ট পরিবর্তন করতে পারবেন। আবার ফন্ট এর পাশাপাশি জুম ড্রপ-ডাউন এর মত ফিচার ও রয়েছে। File মেন্যু থেকে Page Setup সিলেক্ট করে আপনার পেজের লেআউট পরিবর্তন করতে পারবেন।

টেমপ্লেটস

গুগল ডকস এ কমন কিছু ধরনের টেমপ্লেট রয়েছে যা জরুরি মুহুর্তে দ্রুত ডকুমেন্ট তৈরীতে বেশ কাজে আসতে পারে। গুগল ডকস এর ওয়েবসাইটে প্রবেশ করে Template Gallery অপশনে প্রবেশ করুন। এখানে আপনি রেজ্যুমে, গুগল ড্রাইভ, সিভি, ইত্যাদির টেমপ্লেট পেয়ে যাবেন

কল

গুগল মিট এর সাথে গুগল ডকস বেশ অসাধারণভাবে কাজ করে। ভিডিও কল এর বিষয়টি গুরুত্বপূর্ণ বলে গুগল ডকস থেকে সরাসরি কল এর ফিচার যুক্ত করেছে গুগল। গুগল ডকস ডকুমেন্টের ডানদিকের টপ কর্নারে Meet বাটন দেখতে পাবেন। যদি উক্ত ডকস সম্পর্কে আলোচনার প্রয়োজন হয় তাহলে অন্যদের সাথে এই মিট অপশন ব্যবহার করে আলোচনা করতে পারবেন।

উল্লেখিত গুগল ডকস এর ফিচারগুলোর মধ্যে আপনার সবচেয়ে কোনটি বেশি ভালো লেগেছে? আমাদের জানান কমেন্ট সেকশনে।

👉 আমাদের ইউটিউব চ্যানেলে সাবস্ক্রাইব করে সাথেই থাকুন। এখানে ক্লিক করে সাবস্ক্রিপশন কনফার্ম করুন!